Nextlevel ICT
Planetenbaan 40Maarssen, UT3606 AK
Telefoon: +31 - (0)30 602 46 45 Logo: https://www.nextlevelict.nl/Frontend/Images/Layout/logo-nli.png

Projectbegeleiding bij mailmigratie

Overal en altijd veilig kunnen werken. Voor veel bedrijven wordt dit steeds belangrijker. Ze willen dat hun medewerkers vanuit elke locatie en vanaf elk apparaat bij hun mail, agenda, contactpersonen en documenten kunnen komen. Om die reden kiezen steeds meer bedrijven voor Office 365. Ook bij Nextlevel ICT merken we dat onze klanten hier steeds meer mee bezig zijn. Wilt u weten of een migratie naar Office 365 ook iets voor u is? Ontdek dan waarom onze klanten hiervoor kiezen, wat de voordelen zijn, en hoe zo’n migratie in zijn werk gaat.

Waarom kiezen voor migratie naar Office 365?

In het verleden werd Microsoft Office meestal door een bedrijf gekocht, waarna het lokaal op de computers en servers werd geïnstalleerd en handmatig onderhouden moest worden. Danny, projectleider bij Nextlevel ICT: “Klanten willen meer flexibiliteit en efficiënter werken. Office 365 vormt daar een goed antwoord op, omdat het via de cloud werkt. Het enige dat je nodig hebt om met Office 365 te werken, is een internetverbinding. Hierdoor kunnen medewerkers veel sneller en makkelijker met elkaar communiceren en samenwerken.” Ook worden updates voor de omgeving en software automatisch doorgevoerd, wat ervoor zorgt dat je altijd up-to-date bent. Een ander voordeel van Office 365 is dat het schaalbaar is. Dat houdt in dat je precies betaalt wat je afneemt en gemakkelijk accounts kan toevoegen of verwijderen om zo de kosten beperkt te houden.

Hoe gaat zo’n migratie in zijn werk?

Werken met Office 365 heeft dus veel voordelen. Maar hoe gaat dat dan in zijn werk? 
Danny: “Als we van klanten een aanvraag krijgen voor Office 365, maken we daar een passend voorstel voor. We zijn hierbij heel transparant en laten zien wat de “Return on Investment” van een migratie is. Want natuurlijk kost het geld, maar het levert nog veel meer op. Daarnaast bespreken we de voordelen van Office 365 en bekijken we welke onderdelen we tijdens het project meenemen. Introduceren we Skype voor bedrijven en OneDrive? Of gaan we verder en nemen we SharePoint mee in de migratie?” Zodra de klant akkoord is met het voorstel gaat het project van start.

Een migratie in de praktijk

Wat komt er nou precies op je af als je kiest voor migratie naar Office 365? Dat laten we je graag zien aan de hand van een recent afgeronde mailmigratie. Danny was hierbij de projectleider en heeft de klant van begin tot eind meegenomen in het hele traject. Vincent was de lead engineer. Hij heeft veel ervaring in het migreren van mail en weet als geen ander waar de pijnpunten van de klant liggen tijdens zo’n project. 
Zo hadden we bij de migratie van Trends & Trade het pijnpunt: planning. Trends & Trade heeft kantoor- medewerkers waardoor de migratie niet overdag gedaan kon worden. Maar zij hebben ook winkels die in het weekend of 's avonds open zijn. Om de 'downtime' zoveel mogelijk te beperken is de migratie 's nachts gedaan. De dag na de migratie waren 2 medewerkers aanwezig om nazorg te verlenen en de gebruikers te ondersteunen waar nodig. Zij hadden bijvoorbeeld vragen over de nieuwe software van Office 365. Dat ziet er toch net weer anders uit dan de oudere Officesoftware die ze hiervoor hadden.

De communicatie naar de eindgebruikers wordt door de klant zelf gedaan. Danny gebruikt zijn ervaring om de klant goed op weg te helpen zodat ook de eindgebruikers goed geïnformeerd kunnen worden. Echt een persoonlijke aanpak. Afhankelijk van de afspraak met de klant trainen wij de eindgebruikers zelf. Vincent vertelt op locatie aan de gebruikers wat we gaan doen, wanneer we het doen en wat er voor hen gaat veranderen.


D-day: de dag van de migratie

Als de dag van de migratie voor de deur staat, overleggen we nogmaals met de klant: zijn we allemaal klaar voor de migratie? Door een goede voorbereiding, die wij een Prestage migratie noemen, zijn we dit zeker. De migratie kan dus gestart worden. Tijdens de migratie zetten wij handige tooling in om het proces zo efficiënt mogelijk te maken. Zo heeft de klant weer snel toegang tot zijn e-mail, maar dan in een nieuwe omgeving. Daarnaast maken we altijd een back-up van de huidige omgeving. Je wilt niet voor de verrassing staan dat er een belangrijke mail of afspraak niet wordt gesynchroniseerd. Op dit gebied ontzorgen wij de klant volledig.

Na de migratie

De migratie is afgerond, we hebben alles getest, alles werkt weer zoals het moet. Dan kunnen we rustig gaan slapen, want een migratie is vaak in de avonduren of in het weekend. 
De eindgebruikers komen de werkdag na de migratie gewoon weer naar kantoor om hun nieuwe omgeving te gebruiken. Is er veel veranderd? Outlook ziet er nog hetzelfde uit en ook de e-mails en agenda-afspraken staan er nog. Vincent is aanwezig op een centraal punt om de eindgebruikers die vragen hebben te helpen. Telefoon instellen of misschien nog een extra mailbox koppelen, Vincent staat voor ze klaar. Tijdens de nazorg loopt ook Danny nog even langs om te peilen hoe het gaat. Na afloop van het project overleggen we met de klant hoe het is gegaan en wordt de nazorg afgerond.

Het maken van het opleverdocument

Nu is het tijd voor Danny om het project af te sluiten en het opleverdocument te maken. Dit document wordt gevuld en voorgelegd aan de klant. Er staan leerpunten in, meer-/ minderwerk en restpunten. Alles wordt met de klant besproken, en ook wordt er gevraagd om feedback. Zo blijven wij leren van elk project wat wij doen, kunnen we verbeteren en kunnen wij de projecten zo zorgeloos mogelijk doen. Als de klant helemaal tevreden is, wordt het opleverdocument ondertekend.

Service en beheer gaan door

Na de migratie en het ondertekenen van het opleverdocument draagt Danny het project intern over aan beheer en de servicedesk. Deze noemen wij samen het Expert Center. Jeroen is daar de manager van. Hij neemt het opleverdocument aan en deelt alle gegevens met de mannen van het Expert Center. De documentatie wordt in ons centrale systeem opgeslagen en het Expert Center kan de Office 365 omgeving van de klant vanaf nu zorgvuldig beheren.

Ook altijd en overal veilig en flexibel kunnen werken? En graag via een zorgeloze migratie naar Office 365? Neem dan  contact met ons op.